Kiire syntyy esimerkiksi silloin, kun uusi tuote halutaan lanseerataan viikon kuluttua ja kampanja täytyy saada tulille mahdollisimman pian. Joskus kiire tulee siksi, että sovitussa aikataulussa ei pysytä syystä tai toisesta. Tai kun materiaalien hyväksyntään ja muokkaukseen ei ole varattu aikaa tai ne eivät ole samassa suunnitelmassa mainonnan toteutuksen kanssa.
Mistä tämä kaikki sitten juontaa juurensa? Ja mitä asialle voi tehdä? Uskon, että ratkaisu löytyy prosessien kehittämisestä.
Oikeanlaiset prosessit
Iso osa ongelmaa piilee prosesseissa. Joskus prosessit saattavat puuttua kokonaan tai niitä on vain ylätasolla ja kosketus itse tekemiseen on hyvin ohut. Usein prosessien puute tarkoittaa yhteisten prosessien puutetta sekä ongelmaa prosessien läpinäkyvyydessä. Myynnillä on omat prosessinsa, tuoteorganisaatiolla omansa, kuten myös markkinoinnilla ja vaikka IT:llä. Kun tähän yhdistetään vielä useat eri kumppanit ja toimistot, on soppa valmis, eikä ongelmilta voida välttyä. Vai voidaanko?
Kyllä voidaan! Tarvitaan vain kunnon prosesseja ja läpinäkyvyyttä yli organisaatio- ja sidosryhmärajojen. Hyvillä prosesseilla luodaan pohjaa toimivammille suunnitelmille ja pitäville aikatauluille. Läpinäkyvyys antaa paremmat mahdollisuudet reagoida ajoissa, mikäli jossain työvaiheessa havaitaan ongelmia ja aikataulu uhkaa pettää.
Kun prosesseja lähdetään rakentamaan uudella tavalla, on hyvä hetki tarkistaa nykyisiä toimintatapoja; kuinka asioita tehdään ja kuinka tekemisen ympärille organisoidutaan. Onko organisaatiossa käytössä ketterän kehittämisen mallit? Entä ovatko roolit ja vastuut selkeät?
Oikeanlaiset työkalut
Kun prosessit on saatu kuntoon, on aika katsoa, mitä apua löytyy työkalupakista. Alla esimerkiksi Scott Brinkerin varsin hyvä hahmotelma siitä, missä kaikessa markkinointiteknologia voi tänä päivänä auttaa.
Lähde: http://chiefmartec.com/2017/05/proposed-model-organizing-chaos-marketing-technology/ (viitattu 25.10.2017)
Edellä kuvatuissa tapauksissa suurin apu löytyy Collaboration-osiosta. Tarjolla on perinteisiä työkaluja projektinhallintaan, työnkulkuun liittyviä työkaluja esimerkiksi hyväksymisprosessien tueksi sekä yhteydenpitoa helpottavia työkaluja.
MRM-ratkaisujen (Marketing Resource Management) avulla voidaan luoda tehokkaasti toimiva, läpinäkyvä prosessi yhden työkalun kautta. Suunnitelmien/budjettien teossa voidaan hyödyntää samaa työkalua, jolla seurataan operatiivista tekemistä, kuten kampanjan toteutusta tai tulosten seurantaa.
Hyvätkään työkalut eivät ratkaise itsestään mitään, mutta kun asiat ovat muuten kunnossa, on systemaattinen tekeminen niiden avulla huomattavasti helpompaa ja tehokkaampaa.
Ymmärryksen kautta onneen
Prosessiongelmat eivät ole ainoita kiireen aiheuttajia. Toinen kehityskohde on ymmärrys eri työvaiheista ja niiden vaatimasta ajasta. Vaikka työkalu/prosessi antaisi hyvän läpinäkyvyyden, tarvitaan riittävää ymmärrystä tekemisestä, jotta aikatauluja voidaan validoida jo siinä vaiheessa, kun uusia tarpeita ilmenee.
Tämän päivän markkinointipäättäjän on lähes mahdotonta tuntea jokaikistä tekemisen vaihetta yksityiskohtaisesti, mutta riittävälle tasolle ymmärrystä voidaan kehittää. Dagmarissa autamme asiakkaitamme muun muassa järjestämällä erilaisia ”vierihoitoja” ja koulutuksia, joissa avaamme omaa käytännön tekemistämme. Käymme yhdessä läpi työvaiheita ja tutkimme samalla eri ratkaisujen mahdollisuuksia.
Suurin yksittäinen tekijä markkinoinnin kiireelle on silti oikeanlaisten prosessien puuttuminen tai niiden heikkous. Kun prosesseja ryhdytään kehittämään, kannattaa panostaa erityisesti siilojen rikkomiseen niin omassa organisaatiossa kuin kumppanien kesken. Ja kun prosessit ovat huippuiskussa, hyvät työkalut auttavat pyörittämään arkea. Lopuksi on vielä hyvä varmistaa, että aikataulujen laatijoilla on riittävä ymmärrys eri työvaiheista ja niiden riippuvuuksista. Näillä eväille mennään kohti tehokasta, mutta turhasta kiireestä vapautettua arkea tuloksellisen markkinoinnin parissa.
Hyvää ja kiireetöntä työpäivän jatkoa myös sinulle!
Haluatko jutella lisää kiireen karkoitusta helpottavista prosesseista, työkaluista tai koulutuksista? Ota yhteyttä: sami.aittovaara@dagmar.fi