Katariina Uljas-Ahl
Ketterän Agile-sateenvarjon alla on mm. Scrumia, Safea tai Leania, mutta nykyään harva vannoo vain yhden menetelmän nimiin. Me kokeilemme, yhdistämme ja poimimme hyviksi koettuja elementtejä ja arkea tukevia työkaluja eri menetelmistä.
Metodologiat ja työkalut sinällään eivät ole itseisarvo, vaikka insinöörikansan perinteitä noudattaen keskustelu ja tekeminen keskittyvät helposti prosessikuviin ja ismeihin. Agile-menetelmät ovat yksinkertaisimmillaan kurinalaista projektien hallintaa, keskittymistä ja kiteyttämistä, mutta samaan aikaan myös innovatiivista ja avointa tiimityöskentelyä, uusien ideoiden kokeilua ja oman työn johtamista.
Dagile on muutosprosessi, jossa kehitetään osaamista ja työn mielekkyyttä
Dagmarissa olemme jo useamman vuoden ajan työstäneet agilen menetelmiä ja työkaluja, niin omassa työssämme kuin yhteistyössä asiakkaiden kanssa. Emme niinkään puhu Scrumista tai Leanista vaan Dagilesta – jatkuvasti kehittyvästä Dagmar Way of Agilesta.
Dagile on muutosprosessi, jonka tavoitteena on päivittää tapaamme tehdä töitä, lisätä kokeilukulttuuria ja haastaa itseämme arvoa tuottavaan kehitykseen. Haluamme lisätä työn mielekkyyttä ja työhyvinvointia, tuoda työhön läpinäkyvyyttä, avointa kommunikointia ja vahvaa tiimiytymistä. Haluamme kehittää ja monipuolistaa osaamistamme yhdessä asiakkaittemme kanssa.
Kohti itseohjautuvia tiimejä
Syksyllä 2018 Dagilea lähdettiin laajentamaan yksittäisistä asiakas- ja projektitiimeistä yli 60 hengen digitiimiin. Ensimmäisessä vaiheessa muodostuneen kuuden uuden Dagile-tiimin ensisijainen tavoite oli miettiä ja kokeilla, miten parannamme omaa työskentelyämme ja miten jaamme oppeja ja opimme itse nopeammin. Tavoitteena oli myös ottaa askelia kohti itseohjautuvia tiimejä antamalla tiimeille mahdollisuus vaikuttaa enemmän päätöksentekoon ja siihen, miten järjestää oma työnsä. Itseohjautuvuutta pitää harjoitella, sitä pitää tukea, mutta on tärkeää myös selkeästi määritellä, mistä tiimit voivat tehdä päätöksiä itse.
”Otimme tiimejä mukaan miettimään, miten omasta työstä saataisiin sujuvampaa ja ennustettavampaa. Tiimi itse miettii oman arkensa kehittämistä. Arjessa tiimin vaikuttamismahdollisuudet ovat kasvaneet ja useamman ääni kuuluu päätöksenteossa. Olemme treenanneet monia projektihallintamenetelmiä ja -työkaluja. Erilaiset testit ja pilotit ovat helpompia ja voimme kokeilla nopeammin ja monipuolisemmin.” Viivi Pennanen Team Lead / Digital Manager.
Kanban-taulut ja fiilispulssi tekevät työstä läpinäkyvämpää
Toimme Scrumista ja Leanista tuttuja elementtejä osaksi tiimien arkea. Osa tiimeistä kokeili daily-palavereita, osa siirtyi suoraan viikkopalavereihin. Töitä ja työmäärää alettiin visualisoida sekä fyysisillä että virtuaalisilla kanban-tauluilla tavoitteena tehdä työ läpinäkyvämmäksi koko tiimille. Kanbanit muuttivat muotoaan ja jäsentyivät kokemuksen kartuessa. Tiimeissä otettiin käyttöön työn määrää mittaava” fiilispulssi”, joka visualisoi konkreettisesti työn jakautumisen ja määrän tiimiläisten kesken.
”Dagile on tuonut läpinäkyvyyttä työhön, toisten auttaminen on helpompaa. Kaikki tietävät, miten tiimissä toisilla menee. Viikoittainen fiilispulssi on hyvä, sen avulla saa oman äänensä kuuluviin sekä tiimille että team leadille. Viikkopalaverikäytäntö hyvä.” Marianna Paavonen Senior Digital Planner
”Edelleen ´Dagilen´ tuoma viikoittainen lyhyt palaveri on ollut omiaan siinä, että toiset huomaavat helpommin toisten ahdingon ja vilpitön avuntarjoaminen on ollut jokaviikkoista.” Pii Paappanen Team Lead / Digital Manager.
Scrum Master tukena arjessa
Muutaman innostavan artikkelin tai kirjan pohjalta emme hypänneet Dagmarissa agileen. Olemme panostaneet yhdessä sparrauksen lisäksi paljon myös sekä Team Leadien että tiimien systemaattiseen koulutukseen. Alkuvaiheessa tarjosimme tiimeille osaavan ulkopuolisen valmentajan tukea viikkopalavereihin ja retroihin. Agile coach haastoi tiimejä haastamaan itseään ja kokeilemaan uusia tapoja toimia. Hän jalkautti uusia työtapoja ja kannusti oppimaan ja ”varastamaan” hyviä toimintatapoja muilta tiimeiltä.
Olemme konkreettisesti oppineet, että tiimien arkea pitää johtaa ja ajattelun muutokseen pitää kannustaa. Yksi arjen sujuvuuden tärkeimmistä rooleista on ollut tiimeille yhteinen Scrum Master, joka valmistelee ja fasilitoi tiimien palaverit, ohjaa, kannustaa ja huolehtii, että myös tiimien hiljaisimmatkin saavat äänensä kuuluville.
”Scrum Masterin roolina on tuutoroida ja ohjata tiimejä. Erittäin olennainen rooli parhaiden toimintamallien ja kokemusten jakamisessa eri tiimien välillä. Varmistaa myös onnistumisten nopean jalkautuksen. Scrum Master pitää tiimien viikkopalaverit ja retrot kurissa, auttaa määrittelemään tavoitteet ja seuraa, että sovitut tavoitteet toteutetaan.” Tanja Hallberg Scrum Master / Strategic Planner.
Kannustavia tuloksia
Tiedonjako tiimeissä ja tiimien välillä on parantunut, face-to-face-kommunikaatioon panostetaan, mutta myös työkalut tukevat viestintää. Työtyytyväisyys on lisääntynyt, tiimiläiset saavat omassa työssään apua ja tukea entistä helpommin. Tiimin sisäinen sparrailu on lisääntynyt ja tiimien yhteenkuuluvuuden tunne vahvistunut.
”Ketterien menetelmien mukanaan tuoma tiimitys oli onnistunut, koska ei pelkästään silmin nähden, vaan myös palautteen perusteella henkilöstö tuntee olonsa mukavammaksi ja turvallisemmaksi.” Pii Paappanen Team Lead / Digital Manager
Dagilessa kyse on ajattelun ja työnteon kulttuurimuutoksesta. Sitä ei tehdä viikossa, kuukaudessa eikä edes vuodessa. Se vaatii aikaa ja sitoutumista organisaation kaikilla tasoilla. Se vaatii luottamusta tiimeihin. Muutokseen pitää panostaa, kouluttaa, houkutella ja pakottaa. Se vaatii viestintää ja toistoa. Muutosta pitää johtaa, sille pitää asettaa tavoitteet ja mittarit. Muutoksen toteutumista pitää seurata ja olla valmiina kokeilemaan, luopumaan ideoista ja muuttamaan tarvittaessa suuntaa.