Medioiden kanssa tehtävät vuosisopimukset noudattavat pitkälti samaa kaavaa. Mainostaja sitoutuu ostamaan tietyn mediatalon tarjoamaa mainosnäkyvyyttä tietyllä summalla tiettyyn hintaan ennalta määriteltyjen myyntiehtojen mukaisesti. Oli kyseessä sitten painomusteen tuoksuinen printtitalo, katsojista kisaava tv-yhtiö tai digiajassa elävä nettisivusto kaikkien tavoitteena on solmia ennakkoon mahdollisimman monta vuosisopimusta asiakkaidensa kanssa.
Mainostajan kannalta vuosisopimuksissa ei ole kyse vain sopimuksista sinänsä eikä edes puhtaasti hinnasta, vaan kokonaisuudesta, joka parhaiten mahdollistaa tavoitteiden saavuttamisen. Siksi myyntiehtojen kiveen kirjoitettu ehdottomuus on kuin huonon viinin aiheuttama krapula. Eikö kyse kuitenkin ole neuvotteluista?
Vuosisopimusten hyvänä puolena voidaan pitää sitä, että sopimusta tehtäessä tiedämme suunnilleen millä hinnalla ja kuinka paljon tulemme ostamaan näkyvyyttä ja kontakteja seuraavan vuoden aikana. Vuosisopimukset säästävät sekä mainostajien, medioiden että mediatoimistojen aikaa (ja hermoja), kun jokaiselle eri mediakampanjalle ei tarvitse miettiä ostostrategiaa ja toteutusta joka kerta erikseen. Hyvä vuosisopimus on kliseemäisyydestään huolimatta win-win sopimus, joka ottaa huomioon sekä mainostajan että mediatalon tarpeet ja tavoitteet. Mediatoimistona oma tavoitteemme on taata paras mahdollinen sopimus asiakkaillemme.
Emme kuitenkaan elä suunnitelmatalouden ideaalimaailmassa, joten teorian toteutuminen käytännössä voi osoittautua haasteelliseksi. Viimeiset kaksi kuukautta ovat oivasti osoittaneet, että tilanteet markkinoilla voivat muuttua hyvinkin nopeasti – joko parempaan tai huonompaan suuntaan – jolloin myös vuosisopimuksilta vaaditaan ajassa elävää joustavuutta. Paraskin sopimus on pystyttävä avaamaan ja neuvottelemaan uudelleen. Kertaalleen hyvin tehty vuosisopimus on kuitenkin huomattavasti miellyttävämpi neuvotella tietyiltä osin uusiksi kuin muuttaa tai paikkailla huonon sopimuksen vuotokohtia.
Periaatteessa neuvottelut ovat kaupankäyntiä, jossa kumpikin pyrkii maksimoimaan oman etunsa. Parhaimmillaan neuvotteluissa on kyse vastakkainasettelun välttämisestä ja koko neuvotteluasetelman muuttamisesta yhteisen edun hakemiseksi. Ei mikään helppo tavoite, mutta varmasti saavutettavissa, kun valmistaudutaan neuvotteluihin hyvin.
Kolme opastaulua vuosisopimusneuvottelijalle
1. Tunne itsesi ja muut
– Analysoi: aikaisemmat toimenpiteet ja kokemukset, markkinatilanne, kohderyhmät ja medioiden roolit. Älä unohda omia ja vastapuolen vahvuuksia ja heikkouksia.
2. Kirkasta tavoitteesi
– Mikä on ihannetulos, mikä on heikoin hyväksyttävissä oleva lopputulos ja mikä on vaihtoehto, jos sopimukseen ei päästä.
– Hinta ja laatu ovat aina neuvottelujen lopputulos, älä tyydy vähään, mutta muista realismi.
3. Suunnittele huolella – määrittele neuvottelustrategia ja hio neuvottelutaktiikka
– Miten ja millä keinoilla pääsemme tavoitteisiimme, miten viestitään, argumentoidaan ja miten toimitaan pattitilanteissa. On turha kiirehtiä, mutta miksi käyttää aikaa yhtään enempää kuin on välttämätöntä.
– Toteutatko ”ota tai jätä” taktiikkaa vai kenties kiinalaista huutokauppaa. Mieti kaksi kertaa olisiko myönnytysstrategia sittenkin parempi vaihtoehto vai pitäisikö siirtyä kovaan peliin ja avoimeen aggressioon. Vai toimisiko yhteistoiminta lopputuloksen kannalta kuitenkin parhaiten?
– Muista, että vaikka yksilö pyrkii rationaaliseen toimintaan, niin tunteet ja arvostukset ohjaavat suurelta osin lopputulosta.
Viisi tietä mestari Sunzin tekniikalla
Ja jos kuitenkin haluat mobilisoida joukkosi neuvottelujen sijasta taisteluun, voit aina hyödyntää mestari Sunzin viittä tietä (tao) voittoon ja nautiskella syksyn sadonkorjuuviinisi taistelun tuoksinassa.
– Hän, joka tietää, milloin taistella ja milloin ei, voittaa.
– Hän, joka tietää, milloin on käytettävä paljon tai vähän miehiä, voittaa.
– Hän, jolla on takanaan joukkojensa varaukseton tuki, voittaa.
– Hän, joka on valmistautunut tarttumaan suotuisaan tilaisuuteen, voittaa.
– Hän, joka kykenee estämään ylempiään sekaantumasta asioihin, voittaa.
Mutta pitkällä tähtäimellä suosittelen panostamista laadukkaaseen vuosikertaviinin.